Vraag en antwoord inschrijfcontroles

Hieronder vindt u een overzicht van vragen en antwoorden uit de informatiesessies over inschrijfcontroles BRON en studiefinanciering. Deze zijn in het najaar van 2007 gehouden.  

Onderwijskaart

Wanneer kun je 1 augustus als inschrijfdatum gebruiken en wanneer niet?
Er is vaak discussie over deze situaties. De omschreven procedure in het handboek Lesgeld is het duidelijkst. Is de student voor de zomervakantie of eerste schooldag aangemeld, dan geldt per 1/8 inschrijven. Anders moet de daadwerkelijke datum dat een deelnemer zich voor een opleiding aanmeldt worden gebruikt.


Moet bij diplomering de datum diploma of uitslagdatum als einddatum studie worden gehanteerd?
Volgens de wetgeving die DUO uitvoert, is de datum van positieve uitslag de einddatum studie/uitschrijfdatum. Een diploma wordt vaak weken later uitgereikt en tussentijds vinden er geen onderwijsactiviteiten meer plaats.

Telt een onderwijskaart met stempel ‘te laat’ door de afschaffing van de tellijsten wel mee? We hanteren toch BRON voor de bekostiging?
Zonder tellijst is de huidige werkwijze/controle van de instellingsaccountant niet meer mogelijk. Of een onderwijskaart voor de deadline was ingestuurd is zonder tellijst niet meer relevant. Van belang zijn in principe alleen het aantal tijdig in BRON aangemelde leerlingen. De exacte werkwijze van controle wordt vermeld in het accountantsprotocol van CFI. 

Stel, een opgestuurde onderwijskaart blijkt toch niet verwerkt. Kan de school nu dan volstaan met het opsturen van een kopie naar DUO? (De deelnemer moet namelijk wel lesgeld betalen)
De school mag een kopie van de doorslag opsturen. Op de kopie mogen geen gegevens ontbreken. Dat zou ook de reden kunnen zijn dat de originele kaart niet is verwerkt. 

Nu de tellijsten zijn afgeschaft en gegevens uit BRON worden gehaald, moeten instellingen dan nog bewijzen van uitschrijving blijven gebruiken?
Een Bewijs van Uitschrijving (BUS) is nu alleen bij een einddatum/uitschrijving voor 1 oktober noodzakelijk, omdat hiermee wordt bepaald dat de deelnemer geen lesgeld verschuldigd is. Voor uitschrijvingen na 1 oktober zijn BUS-en niet meer nodig. Is bij een verzoek voor restitutie lesgeld van een deelnemer geen BUS bekend, dan kan DUO de opleidingsgegevens en uitschrijfdatum in BRON controleren. 

Als na 1 oktober duidelijk is dat een deelnemer de verkeerde keuze heeft gemaakt, is het dan echt nodig om het gehele lesgeld te vorderen? 
Bij uitschrijving na 1 oktober moet het volledige lesgeldbedrag betaald worden. Hier zijn echter een paar uitzonderingen op, waarbij restitutie van het lesgeld mogelijk is. Deze uitzonderingen staan beschreven in het handboek lesgeld.

Wanneer komt er een digitale onderwijskaart?
Op dit moment onderzoekt DUO samen met het ministerie van OCW de mogelijkheden om te komen tot afschaffing van de onderwijskaart. De lesgeldverplichting zou mogelijk in de nieuwe plannen gekoppeld moeten worden aan een inschrijving in BRON. De onderwijsinstelling heeft dan niet meer te maken met de onderwijskaart. DUO communiceert dan op basis van de gegevens in BRON rechtstreeks met de deelnemer over het lesgeld. Naar het zich nu laat aanzien zal voor het schooljaar 2008-2009 nog gewerkt worden met de huidige papieren onderwijskaart.

Wanneer wordt duidelijk hoe in de accountantscontrole wordt omgegaan met het verdwijnen van een tellijst onderwijskaarten?
Het accountantsprotocol van DUO / OCW moet hierover uitsluitsel geven. 

Controle studiefinanciering

Wat gebeurt er met de studiefinanciering als bij de controle blijkt dat een deelnemer van niveau 3 teruggezet is naar niveau 2?
Bij de terugzetting van niveau 3/4 naar 1/2 ontvangt de deelnemer een herzieningsbericht en is de prestatiebeurs veranderd in een reguliere beurs. Alleen veranderen van 3 naar 4 en van 1 naar 2 heeft geen financiële gevolgen voor de deelnemer. De deelnemer moet zijn studiewijziging altijd doorgeven aan DUO. Afhankelijk van het niveau krijgt hij de studiefinanciering als gift (1 en 2) of als prestatiebeurs (3 en 4) toegekend. 

Hoeveel tijd (dagen) is er om gegevens in BRON te wijzigen na de controle, nu er maandelijks wordt uitgewisseld?
In de vierde week van een maand wordt standaard uitgewisseld tussen BRON en SF, ongeveer twee maanden na de verzending van de vooraankondigingen naar de deelnemers wordt de studiefinanciering herzien.

Wanneer moet de uitschrijfdatum van de geslaagden uiterlijk gemeld zijn om bij DUO de controle goed te laten verlopen?
De uitwisseling van gegevens tussen studiefinanciering en BRON vindt maandelijks plaats vanaf de maand november in een schooljaar (laatste week van de maand). Alle mutaties in BRON die in de periode tussen twee uitwisselingen plaatsvinden, worden doorgegeven aan Studiefinanciering. Instellingen zijn door de regeling gegevensverstrekking verplicht om maandelijks gegevens aan BRON aan te leveren.

Hoe kan een instelling omgaan met wijziging van Crebo/opleiding in augustus? 
Hierin moeten de inschrijfregels uit de WEB worden gevolgd. Voor studiefinanciering van de deelnemer is meestal van belang dat er een voltijd inschrijving is vanaf 1 augustus. Welke Crebo-code erbij hoort maakt voor de studiefinanciering niet uit. 

Als over 2008/2009 een verkeerde einddatum in BRON staat, is dan een schoolverklaring van de instelling voldoende en past DUO dan de datum in BRON aan? 
De schoolverklaring is voldoende. De gegevens in BRON worden niet aangepast. 

Een deelnemer heeft zich de tweede week van het lopende schooljaar aangemeld en ingeschreven. De deelnemer komt terug bij de administratie omdat voor de zomervakantie studiefinanciering was aangevraagd (ingang per augustus). De deelnemer verzoekt om met terugwerkende kracht te worden ingeschreven per 1 augustus omdat anders de maand augustus (en boete OV-kaart) moet worden terugbetaald. Wat moet een instelling doen?
Een instelling moet zich houden aan de inschrijfregels van de WEB (en andere wetgeving) en mag niet met terugwerkende kracht de deelnemer inschrijven.

Bij deelnemers is door de inschrijfcontrole over de maand juli 2008 Studiefinanciering ingetrokken terwijl de deelnemers een nieuwe studie zijn gaan volgen en volgens hen overbrugging hadden aangevraagd. Hoe kan dit?
Waarschijnlijk heeft dit niet met de gegevens in BRON te maken maar met wanneer en hoe de deelnemer de vervolgstudie en overbrugging heeft doorgegeven. De deelnemers kunnen hierover het beste contact opnemen met DUO, telefoon 050 599 7755.

BRON

Kunnen de BVE-instellingen informatie over de vooropleidingen (van nieuwe inschrijvingen) uit BRON krijgen?
De wens van ROC's om de vooropleidinggegevens uit BRON te krijgen is bekend en al besproken in de diverse overleggen met softwareleveranciers, gebruikers en ketenpartners. Op dit moment geeft het ministerie echter geen prioriteit aan deze aanpassing in BRON.

Wanneer een deelnemer zonder sofinummer met een opleiding is begonnen heeft DUO een onderwijsnummer toegewezen. Vervolgens is de deelnemer een nieuwe opleiding gestart en heeft hij inmiddels wel een sofinummer. Welk nummer moet dan gebruikt worden?
Het principe is dat als het sofinummer betrouwbaar is en bekend in de GBA, deze in de uitwisseling als standaard persoonsgebonden nummer of burgerservicenummer (BSN) wordt gehanteerd. Als in eerste instantie een onderwijsnummer is toegekend en de deelnemer later een sofinummer verstrekt aan de school dan is het handig eerst contact met het IPO op te nemen om te bekijken of deze in de GBA ook bekend is. 

Waarom werkt Studiefinanciering met de verwachte einddatum studie als een vast gegeven, terwijl die datum kan veranderen?
Bij Studiefinanciering wordt gewerkt met de verwachte einddatum om proactief te kunnen communiceren naar deelnemers. Zij ontvangen voor deze einddatum een informatiebrief wat ze in welke situatie moeten doen als het gaat om stoppen of door laten lopen van de studiefinanciering en OV-studentenkaart. Het wordt ook gebruikt om schulden bij deelnemers te voorkomen; de praktijk leert dat veel deelnemers hun einddatum niet doorgeven.

De schoolverklaring is de tweede verklaring dat een deelnemer bij een instelling onderwijs volgt. Er is al een onderwijskaart, waarom dan nog een schoolverklaring voor studiefinanciering. Is dit niet dubbelop?
Met ingang van het schooljaar 2006-2007 is de registratie in BRON leidend voor de inschrijfgegevens die in het kader van de studiefinanciering nodig zijn. Via de onderwijskaarten en bewijzen van uitschrijvingen zijn alleen de in- en uitschrijfdatum te achterhalen, maar zaken als niveau, leerweg en diploma niet. Die zijn ook relevant voor het recht op studiefinanciering. De schoolverklaring mag uitsluitend worden gebruikt als de inschrijfgegevens niet (meer) in BRON kunnen worden geregistreerd. Deze schoolverklaring moet naar het IPO worden gestuurd.

Mag de bekostigingsrelevantie worden gewijzigd in BRON (naar JA) bij deelnemers die wel op 1-8 ingeschreven stonden maar waarvan de onderwijskaart na 4-10 is ingeleverd? Dit omdat de tellijsten zijn afgeschaft.
Omdat de tellijsten zijn afgeschaft en de bekostiging wordt gebaseerd op de gegevens in BRON is de inleverdatum voor de bekostiging niet meer relevant.

Algemeen/overig

Wat gebeurt met de studiefinanciering van deelnemers waarbij op een instelling problemen met de 850 klokuren ontstaan bij de accountantscontrole? 
Voor de toekenning van de studiefinanciering worden de gegevens uit BRON overgenomen, ook als deze achteraf wijzigen. Bij het niet naleven van de 850 klokuren eisen door een instelling is het niet de bedoeling dat deelnemers hiervan nadelige gevolgen ondervinden. Om problemen met het recht op studiefinanciering te voorkomen is de beste werkwijze richting om in BRON de bekostigingsstatus aan te passen en niet de opleidingsgegevens. Bij de inschrijfcontrole wordt naar de opleidinggegevens gekeken en niet naar de bekostigingsstatus.

Vanwege de vakantiespreiding kan de datum uitschrijving onrechtvaardige situaties oplevering voor de laatste maanden studiefinanciering. Waarom houdt Studiefinanciering hier geen rekening mee? 
De manier van uitschrijven is wettelijk bepaald, DUO heeft daar als uitvoerder weinig invloed op. Instellingen kunnen mogelijk onderling wel beleidsafspraken maken. De ROC’s organiseren hun planning van examens zelf. Theoretisch zou het mogelijk zijn dat er tussen de regio's kleine verschillen zijn in de data waarop de uitslagen bekend worden gemaakt. 

Welke opleiding geldt voor studiefinanciering als een deelnemer op twee opleidingen wordt ingeschreven? Is dit de opleiding waarvoor de bekostigingsrelevantie op JA is gezet in BRON?
Bij een dubbele inschrijving telt voor de studiefinanciering het hoogste niveau. Dit is dus niet afhankelijk van de bekostigingrelevantie.

In september moet een deelnemer nog een afrondend examen doen, hoe moet de instelling met de inschrijving omgaan? 
De ministeriële regelingen waarin deze situatie beschreven wordt geven aan dat de deelnemer ingeschreven moet worden als examendeelnemer of met inschrijfvorm deeltijd. Voor deze inschrijfvormen bestaat geen recht meer op studiefinanciering. 

Moeten deelnemers de overbrugging zelf aanvragen tussen de oude en nieuwe studie?
Ja, voordat de nieuwe studie begint moeten de deelnemers met een wijzigingsformulier de vervolgstudie doorgeven. Hierbij wordt nadrukkelijk gevraagd aan te geven of overbrugging gewenst is.